Chatbot de WhatsApp para restaurantes: reservas sin el teléfono

Son las nueve y media de un sábado, la sala está llena y el móvil del restaurante no para de vibrar. «¿Tenéis mesa para cuatro mañana?», «¿abrís el lunes?», «¿se puede ir con perro a la terraza?». Nadie tiene las manos libres para contestar, y cuando alguien lo hace a medianoche, parte de esas personas ya ha reservado en otro sitio.

Un chatbot de WhatsApp para restaurantes sirve justo para ese momento: contesta las preguntas de siempre, recoge las reservas con los datos completos y avisa a tu equipo de lo que necesita una persona. En este artículo te explicamos cómo funciona, qué puede hacer bien, qué es mejor que no haga, cuánto cuesta y qué preguntar antes de contratarlo.

Cómo funciona, paso a paso

1. El cliente escribe a tu número de WhatsApp, el mismo que ya tienes en Google, en Instagram o en la puerta.
2. El asistente responde al momento con la información que tú has aprobado: horario, carta, cómo llegar, si hay terraza o aparcamiento.
3. Si quiere reservar, le pide lo que hace falta: día, hora, número de personas, nombre y cualquier petición especial, como una trona o una celebración.
4. La reserva se gestiona de una de dos maneras: el asistente la anota y avisa a tu equipo para que la confirme, o, si lo conectas con tu sistema de reservas, consulta la disponibilidad y la deja hecha.
5. Lo que no le toca, lo pasa a una persona con el contexto ya recogido, para que nadie tenga que volver a preguntar lo mismo.

La diferencia entre las dos formas del paso 4 importa. Sin conexión con tu agenda, el asistente no sabe si queda sitio, así que lo honesto es que diga «te confirmamos en un momento» y que tu equipo cierre la reserva. Con la conexión, puede confirmar al instante, pero es una integración que hay que montar y probar con tu sistema concreto.

Qué puede contestar bien

Casi todo lo que llega por WhatsApp a un restaurante se repite cada semana: horario, carta, cómo llegar, terraza, mascotas, reservas, cambios y cancelaciones. Esto es lo que contesta el asistente y lo que pasa a tu equipo:

• «¿Abrís el domingo por la noche?» Lo contesta el asistente, con tu horario.
• «Mesa para 6 el viernes a las 21:00.» El asistente recoge los datos; confirma tu equipo o tu sistema.
• «¿Tenéis menú sin gluten?» El asistente, con lo que tú hayas aprobado.
• «Soy alérgico a los frutos secos, ¿qué puedo comer?» Tu equipo.
• «Queremos cerrar el local para una boda.» Tu equipo.
• «Me cobrasteis mal ayer.» Tu equipo.

Lo que es mejor dejar a tu equipo

Un buen asistente no intenta hacerlo todo. Hay conversaciones en las que una persona lo hace mejor o en las que equivocarse sale caro.

Alergias e intolerancias. En España, la información sobre los catorce alérgenos de declaración obligatoria la regulan el Reglamento (UE) 1169/2011 y el Real Decreto 126/2015, también para la comida que se sirve sin envasar. Un asistente puede decir que tienes opciones sin gluten si tú se lo indicas, pero una pregunta concreta sobre una alergia debería pasar a alguien de cocina o de sala. Para las obligaciones exactas de tu local, consulta la información de la Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición (AESAN) y a tu asesor.

Grupos grandes y eventos. Un cumpleaños de treinta personas o un cierre privado tienen menú, señal y condiciones que se negocian. El asistente recoge la fecha, el número de personas y un teléfono de contacto, y lo pasa.

Quejas. Si alguien escribe molesto, quiere hablar con una persona. El asistente reconoce el mensaje, recoge los datos y avisa al responsable.

Cualquier cosa que no esté en la información aprobada. Si no sabe algo, no se lo inventa: lo dice y lo traspasa.

WhatsApp Business: la aplicación y la plataforma

Hay dos productos de WhatsApp para negocios, y conviene no confundirlos.

• La aplicación WhatsApp Business es la que seguramente ya usas en el móvil. Tiene respuestas rápidas, mensaje de bienvenida y mensaje de ausencia, que son plantillas fijas y no entienden lo que pregunta el cliente.
• La plataforma de WhatsApp Business (la API de Meta) es la que permite conectar un asistente que lee el mensaje y responde de verdad. Se da de alta con una cuenta de empresa en Meta, y la cuenta debe quedar a tu nombre.

Según la documentación de Meta, un número que ya usas en la aplicación puede conectarse también a la plataforma y seguir usándose en la aplicación para chats uno a uno, con algunas limitaciones (por ejemplo, las listas de difusión y los chats de grupo dejan de funcionar en ese número). Antes de dar el paso, revisa con tu proveedor qué cambia para tu equipo.

Sobre el coste de los mensajes: desde el 1 de julio de 2025 Meta cobra por mensaje de plantilla, no por conversación. Cuando es el cliente quien escribe, se abre una ventana de 24 horas en la que las respuestas normales no se cobran, y las plantillas de utilidad, como una confirmación de reserva, tampoco si van dentro de esa ventana. Las plantillas de marketing sí se cobran siempre. Las tarifas exactas por país están en la página de precios de Meta para desarrolladores y pueden cambiar, así que pide que te las detallen en la propuesta.

Qué necesitas tener preparado

Un asistente responde tan bien como la información que tiene. Antes de empezar, reúne esto:

• Horario normal, días de cierre y cómo avisarás de los cambios.
• La carta y el menú del día, con precios, en un formato que se pueda actualizar.
• Reglas de reserva: tamaño máximo de mesa, turnos, cuánto se guarda una mesa, política de cancelación.
• Qué temas se pasan siempre a una persona y a quién se avisa.
• El tono: si tuteas o no, si respondes con saludo largo o directo.

Lo que cobra Realtiq

El asistente de chat tiene el mismo precio para cualquier negocio, y con él puedes atender WhatsApp y, si quieres, también la web, Instagram, Facebook o el email:

Incluye montarlo con tu carta, tu horario y tus reglas de reserva, y revisar las conversaciones contigo para afinar las respuestas. La conexión directa con tu sistema de reservas es una integración que se presupuesta aparte. La cuenta de WhatsApp Business y las tarifas de Meta se contratan a tu nombre y se detallan en la propuesta. Tienes el desglose completo en cuánto cuesta un chatbot de WhatsApp y, para comparar presupuestos de otros proveedores, en cuánto cuesta un chatbot para una pyme.

Si lo que se te escapa son las llamadas y no los mensajes, mira también la comparación entre recepcionista virtual con IA, contestador o contratar. Y en la página de restaurantes tienes un ejemplo de conversación de reserva y los tres servicios que encajan en un restaurante.

Preguntas que conviene hacer a cualquier proveedor

• ¿La cuenta de WhatsApp Business y el número quedan a mi nombre?
• ¿Confirma reservas solo o las deja pendientes para mi equipo?
• ¿Se conecta con mi sistema de reservas? ¿Cuánto cuesta esa conexión?
• ¿Qué hace cuando no sabe algo o cuando le preguntan por una alergia?
• ¿Hay permanencia o es mes a mes?

Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir contestando yo desde el móvil?

Sí, si el número se conecta a la plataforma sin dejar la aplicación, como explicamos más arriba. Contigo se acuerda cuándo responde el asistente y cuándo tu equipo, por ejemplo solo durante el servicio y fuera de horario.

¿Sirve si ya uso una plataforma de reservas?

Sí. Si no quieres conectarla, el asistente puede enviar el enlace de reservas que ya usas. Si quieres que consulte y reserve directamente en ella, hay que ver si tu plataforma lo permite y montar la integración.

¿Y los datos de los clientes?

Un chatbot de reservas trata datos personales: nombre, teléfono y a veces información de salud, como una alergia. Decide qué datos pide, para qué y cuánto tiempo se guardan, y revisa la información de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) o consulta a tu asesor. Cómo trata Realtiq los datos de esta web está en la política de privacidad.